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Flexibilisierung der individuellen Arbeitszeit durch ein multimodales Zeitmanagement in der Ärztegruppe

Mittels einer maximalen Flexibilisierung der Tages-, Wochen-. Monats- und Jahresarbeitszeit soll es ermöglicht werden, zeitnah im akuten Bedarfsfall und perspektivisch im Rahmen der Lebensplanung auf die Bedürfnisse der beteiligten Ärzte reagieren zu können. Da sich die beteiligten Ärzte in unterschiedlichen Lebensphasen mit den dazu gehörenden unterschiedlichen Anforderungen an das Zeitmanagement befinden, kann eine flexible Reaktion auf Arbeitszeitänderungen erfolgreich umgesetzt werden.

Flexibles Arbeitszeitvolumen im Jahresablauf

Ziel ist es, den ärztlichen Mitarbeitern variable Freiräume für die Fortbildung, Familiengründung oder persönliche Weiterentwicklung zu schaffen.

Umsetzung:

  1. Für die beteiligten Ärzte wird ein Jahreszeit-Arbeitskonto festgelegt. Zugrunde gelegt wird ein „Mindest-Zeitbudget“ der Praxis, das für eine effektive Patientenversorgung unabdingbar ist. Dieses orientiert sich an der Zahl der Sprechstunden und der jeweils notwendigen Zahl von Ärzten und stellt die Arbeitsfähigkeit der Praxis sicher. Die Ärzte erstellen jeweils ein Minimal- und ein Maximalkontingent an zur Verfügung stehender Zeit, wobei die Minimalkontingente aller Ärzte zusammen den Mindestbedarf der Praxis abdecken.
  2. Die beteiligten Ärztinnen und Ärzte geben zudem ihre Wünsche für die Verteilung der Stunden im Jahresverlauf an.
  3. Ein beauftragter Arzt erstellt anhand des individuellen Zeitbudgets und der Verteilungswünsche einen Jahresplan. Dieser enthält das jeweilige Minimalkontingent und ist verbindlich für alle Ärzte. Darüber hinaus verteilt er das mögliche Maximalbudget zusätzlich auf den Jahresplan.
  4. Vierteljährlich und jeweils bei aktuellem Bedarf werden das Minimalbudget und das Maximalbudget auf Aktualität überprüft. In enger Absprache werden notwendige Änderungen umgesetzt. Freie Vakanzen aus dem Maximalbudget aller Ärzte füllen dabei auftretende Lücken im Minimalbudget der Praxis

Dokumentation und Evaluation:

  1. Die Arbeitszeitplanung wird kontinuierlich vierteljährlich einer Evaluation durch alle Beteiligten unterzogen (Praktikabilität, Effektivität, Zufriedenheit). So können zeitnah Verbesserungspotentiale erkannt und entsprechende Änderungen umgesetzt werden. Diese werden protokolliert und in Teamsitzungen gemeinsam ausgewertet.

Gleitzeitregelung unter Nutzung der personellen Ressourcen einer BAG

Ziel ist es, den ärztlichen Mitarbeitern im Rahmen der notwendigen Planbarkeit der Sprechstunden einen möglichst großen zeitlichen Spielraum zu ermöglichen, um auf aktuelle Notwendigkeiten im privaten Bereich reagieren zu können.

Umsetzung:

  1. Anhand des Jahresplanes und einer Vorab-Abfrage bezüglich aktueller, individueller Wünsche werden die Arbeitszeiten für sechs Wochen festgelegt. Die ärztlichen Mitarbeiter geben dabei ihre „Kernarbeitszeiten“ an. In diesen werden für sie Patiententermine vereinbart. In den „Gleitzeiten“ stehen sie für die Akut-Patienten zur Verfügung, die ohne Termin erscheinen.
  2. Zur bessern Planbarkeit geben die Ärzte dem Praxisteam ihre voraussichtlichen Anwesenheitszeiten zeitnah an – so weit dies möglich ist.
  3. Das „Arbeitszeitkonto“ der einzelnen beteiligten Ärzte wird anhand der tatsächlich geleisteten Arbeit tagesaktuell geführt.

Dokumentation und Evaluation:

  1. Die praktische Umsetzung ist an mehrere, schwer zu planende Variablen gebunden (realistische Planbarkeit, Terminvergabe in der Praxis, Aufkommen von Notfallpatienten). Eine tagesaktuelle Evaluation der Umsetzbarkeit des aktuellen ärztlichen Arbeitsplanes (werden Zeiten eingehalten, passen die Arbeitszeiten zu den Patientenkontakten und zur privaten Zeitplanung) zur kontinuierlichen Optimierung ist gerade zu Beginn zwingend notwendig. Diese wird protokolliert und in Teamsitzungen gemeinsam ausgewertet.

Sprechzeitengestaltung analog zu den individuellen Bedürfnissen der ärztlichen Mitarbeiter

Ziel ist es, den ärztlichen Mitarbeitern entsprechend ihrer familiären Rahmenbedingungen oder persönlichen Bedürfnisse eine Tagesarbeitszeit zu gewährleisten, die Beruf und Freizeit synchronisiert.

Umsetzung:

  1. Die ärztlichen Mitarbeiter geben bei der Planung des Jahres-Arbeitskontos ihre bevorzugten Arbeitszeitkorridore an. Diese können im Jahresrahmen unterschiedlich sein (Schulzeit/Ferien).
  2. Der beauftragte Arzt erstellt im Rahmen der Jahres- und 6-Wochenpläne die Arbeitspläne für die einzelnen Ärztinnen und Ärzte und berücksichtig analog zur Gleitzeit die jeweiligen zeitlichen Rahmenbedingungen.

Dokumentation und Evaluation:

  1. Die Arbeitszeitplanung wird kontinuierlich vierteljährlich einer Evaluation durch alle Beteiligten unterzogen (Praktikabilität, Effektivität, Zufriedenheit). So können zeitnah Verbesserungspotentiale erkannt und entsprechende Änderungen umgesetzt werden. Diese werden protokolliert und in Teamsitzungen gemeinsam ausgewertet.

Home-office“ für Arbeiten, die unabhängig von einer persönlichen Präsenz für die Praxis erbracht werden können

Ziel ist es, den ärztlichen Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, praxisrelevante Arbeiten unabhängig von ihrer Anwesenheit in der Praxis auszuführen. Diese können dann selbstständig in günstigen „Zeitfenstern“ von zu Hause aus erledigt werden.

Umsetzung:

  1. Ärztliche Arbeiten, die keine persönliche Anwesenheit in der Praxis erfordern, können über einen „Heimarbeitsplatz-Zugang“ ausgeführt werden. Anträge, strukturierte Betreuung von chronisch Kranken, Überprüfung von Medikamentenplänen und digitale Karteikarteneinträge können problemlos außerhalb der Praxis erledigt werden.
  2. Die Ärzte des Praxisteams und die medizinischen Fachangestellten erarbeiten eine Liste von Arbeiten, die eine Anwesenheit in der Praxis nicht erfordern. Diese Arbeiten werden vom Team so vorbereitet, dass eine praxisunabhängige Erledigung problemlos möglich ist.

Dokumentation und Evaluation:

  1. Die Art der Arbeiten, die per „home-office“ erledigt werden können, die notwendigen Vorarbeiten, die Umsetzung am Fernarbeitsplatz und die Überprüfung der korrekten Ausführung sind Gegenstand eines tagesaktuellen Feedbacks im Praxisteam. Dieses wird protokolliert und in regelmäßigen Teamsitzungen gemeinsam ausgewertet.